Tổ chức liên hoan tất niên

Tổ chức liên hoan tất niên cuối năm hay còn gọi là Year End Party, là một bữa tiệc quan trọng và cần thiết với mỗi công ty, doanh nghiệp. Thông qua buổi tiệc cuối năm, doanh nghiệp có thể tổng kết lại những chặng đường trong năm qua và vạch ra những hướng đi cho năm tới. Đây cũng là dịp để mọi người cùng nhau gạt bỏ những âu lo và thỏa sức vui chơi, ăn uống trước thềm năm mới. Cùng với đó, đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh thương hiệu, tri ân khách hàng, đối tác.  Vì vậy việc tổ chức liên hoan tất niên cần phải hết sức chú ý và gây ấn tượng tốt và trang trọng.

Tại sao nên tổ chức liên hoan tất niên ?

• Liên hoan tất niên Là dịp tất cả nhân viên cùng ngồi quây quần bên nhau liên hoan trước khi về với gia đình ăn tết
• Là dịp tổng kết đánh giá những thành quả đã đạt được trong một năm và đưa ra đường hướng phát triển cho những năm tiếp theo
• Là dịp tri ân, quảng bá hình ảnh tới khách hàng, đối tác đã hợp tác với công ty trong suốt một năm
• Là dịp tri ân nhân viên, khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong công việc
• Là dịp để mọi người cùng thưởng thức văn nghệ đặc sắc và tạo sự gắn kết giữa các bộ phận, nhân viên trong công ty và  chúc cho nhau những lời chúc tốt đẹp nhất

Với những ý nghĩa to lớn của buổi tiệc tất niên thì dù tổ chức tiệc theo mình thức nào cũng cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo. Vậy tổ chức liên hoan tất niên như thế nào?

Đây là một câu hỏi mà rất nhiều công ty, doanh nghiệp loay hoay mỗi khi dịp tết tết đến xuân về.

Tổ chức tiệc tất niên như thế nào ?

Đa số các doanh nghiệp hiện nay đều lựa chọn phương án đặt tiệc cuối năm tại một nhà hàng với khuôn viên rộng rãi. Tuy nhiên cũng có những doanh nghiệp bắt kịp xu hướng, muốn bữa tiệc trở nên độc đáo hơn với ý tưởng tổ chức một bữa tiệc tất niên lưu động tại một địa điểm ngoài trời thoáng mát hay tổ chức trong chính khuôn viên công ty để nhân viên cảm thấy gần gũi, từ đó tăng thêm phần ý nghĩa cho buổi tiệc.

Thông thường một buổi tiệc cuối năm sẽ bao gồm 6 hoạt động chính: Khai mạc; Tổng kết các hoạt động của năm cũ; Vinh danh các cá nhân, tập thể xuất sắc; Khai tiệc; Giao lưu văn nghệ; Bế mạc. Để các hoạt động trong bữa tiệc tất niên diễn ra thuận lợi, ban tổ chức cần lên kế hoạch tỉ mỉ và kỹ lưỡng từ những vấn đề đơn giản nhất.

Kế hoạch tổ chức liên hoan tất niên

Để tổ chức buổi liên hoan tất niên được thành công, ý nghĩa. Bạn cần lên kế hoạch thật chi tiết, lên danh sách các hạng  mục mình cần, địa điểm tổ chức, tìm các đơn vị cung cấp dịch vụ trước ít nhất một tháng bởi dịp cuối năm rất nhiều công ty đều tổ chức liên hoan tất niên, dễ dẫn đến quá tải cho các đơn vị tổ chức sự kiện. Việc lên kế hoạch tổ chức sớm giúp bạn có nhiều phương án tổ chức hơn. Tránh để sát nút mới lên kế hoạch sẽ rất vội và chi phí tổ chức cũng sẽ cao hơn.

Nhất Việt Media sẽ gợi ý cho các bạn cách lên kế hoạch tổ chức liên hoan tất niên. Bạn hay theo dõi hết bài viết này nhé.

Ý tưởng tổ chức liên hoan tất niên

Ý tưởng chương trình chính là chủ đề chương trình. Vì thế,  bạn cần hiểu rõ mục tiêu của mình là gì để có thể lên ý tưởng thực hiện.

Các hình thức tổ chức liên hoan tất niên có thể kể đến:

• Tiệc tất niên tri ân các thành viên trong công ty
• Tiệc tất niên kết hợp hội nghị khách hàng
• Ý tưởng tiệc tất niên kết hợp teambuilding, du lịch để vui chơi, giải trí
• Tiệc tất niên tổng kết cuối năm, liên hoan cuối năm
• Tiệc tất niên kết hợp Gala Dinner…
• Tiệc tất niên ăn uống kèm hát karaoke

Ví dụ chủ đề chương trình : Vui tết xuân sang, tài lộc tràn đầy – Chào xuân Yêu thương, kết nói thịnh vượng, Gắn kết nối- mở thành công, Hội tụ khát vọng – khám phá thành công…

Dự trù ngân sách cần chi cho tiệc tất niên

Khi lên kế hoạch và ngân sách, doanh nghiệp cần hoạch định các yếu tố cần phải chi cụ thể như sau:

• Địa điểm tổ chức trong nhà hay ngoài trời (thuê địa điểm hay tại công ty):Tiệc trong nhà có thể tổ chức tại: trung tâm hội nghị, khách sạn, nhà hàng…Tiệc ngoài trời gồm có: khu du lịch sinh thái,nghỉ dưỡng,  vườn ẩm thực, bãi biển, sân vườn, sân công ty…Lưu ý về địa điểm tổ chức tất niên:
  • Địa điểm dễ tìm, không cách xa trung tâm thành phố
  • Bố cục, không gian phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch
  • Khu vực sân khấu rộng rãi và an toàn
  • Là không gian đủ lớn cho số lượng khách
  • Có bãi đổ xe rộng rãi
• Lên danh sách số lượng người tham dự ( bao gồm cả khách mời và nhân viên công ty )
• Đồ ăn thức uống có những món gì, số lượng bàn tiệc ra sao
• Trang trí sân khấu, khu vực tổ chức ra sao ( baner, hoa, bóng bay, cổng chào…)
• Âm thanh ánh sáng (loa, đèn, âm nhạc, màn hình led, máy chiếu, màn chiếu…)
• Văn nghệ (MC dẫn chương trình, ca sĩ, múa Lân, nhóm múa, nhóm nhảy, band nhạc, DJ …)
• Set up (sân khấu, bàn ghế… nếu không có trong phí thuê địa điểm)
• Thiết kế, in ấn (banner, phông backdrop, thiệp mời, menu, brochure…)
• Quay phim, chụp ảnh
• Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, lễ tân, đồng phục…)
• Quà tặng
• Đi lại, vận chuyển
• Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời)
• Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
• Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh

Lên nội dung cho buổi tổ chức liên hoan tất niên

Để chương trình liên hoan tất niên được thành công, ý nghĩa. Bạn cần lên khung chương trình một cách đầy đủ, tỉ mỉ nhất. Từ trang thiết bị sự kiện đến nhân sự sự kiện, kịch bản tổng thể cho chương trình.

Lên kịch bản chương trình liên hoan tất niên

Kịch bản sẽ bao gồm các đề mục theo hàng ngang như sau:

• Thời gian chuẩn bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu, phông backdrop, trang trí
• Số thứ tự: Cho người xem biết được rằng có bao nhiêu tiết mục, tiết mục đang trình diễn là thứ mấy…
• Thời gian: Từ mấy giờ đến mấy giờ
• Tên tiết mục: Có những tiết mục nào, diễn vào thời gian nào, trong bao lâu…
• Nội dung:Là phần lời nói MC . Trong phần này sẽ liệt kê ra những ý chính mà MC sẽ phải trình bày.
• Người thể hiện: Tên người thể hiện sẽ giúp MC biết được ai sẽ đảm nhiệm tiết mục này. Để có thể giới thiệu và mời đúng người đó.
• Âm nhạc: dùng nhạc nào, bài nào, cho phần nào
• Ghi chú: Ở phần này thông thường sẽ là những ghi chú chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật hoặc nhân sự cho các tiết mục.

Tìm kiếm nhân sự sự kiện và thiết bị sự kiện

Nhân sự bao gồm:

• Quản lý sự kiện
• MC dẫn chương trình
• Ca sĩ
• Band nhạc
• Múa Lân
• Nhóm múa nhóm nhảy
• DJ
• Lễ tân đón khách
• Ekip hỗ trợ chạy chương trình
• Nhân sự hỗ trợ an ninh, an toàn
• Camera man (nếu có ghi hình để quảng bá sau sự kiện)

Thiết bị sự kiện

• Thiết bị ghi hình camera, máy quay (thông thường sẽ được tính chung với camera man)
• Thiết bị âm thanh ánh sáng
• Sân khấu, nhà bạt
• Màn hình LED
• Backdrop, bandroll, photobooth
• Thiết kế thiệp mời
• Trang phục, đạo cụ phục vụ cho các tiết mục

Tiến hành tổ chức liên hoan tất niên cuối năm

Dựng khung chương trình

Trước khi đi vào sự kiện, cần đảm bảo các hạng mục sau:

• Cánh gà 2 bên, standby room, artist room, dancer room, model room, VIP room (nếu có), lối vào và phân khu cho nhân viên kỹ thuật, đạo cụ, phụ việc, chỗ cho MC
• Bố trí khu vực chỗ ngồi: Chỗ ngồi cho khách VIP, ban đại biểu, khách tham dự
• Dựng sân khấu, thiết kế sân khấu, lắp đặt loa, đèn, màn hình LED
• Dựng backdrop, treo bandroll, photo booth, gallery…

Tổng duyệt chương trình trước khi tiến hành sự kiện

• Chạy thử chương trình, test âm thanh, micro, ánh sáng, kỹ thuật, độ an toàn…
• Duyệt lại chương trình lần nữa với các khách mời như celeb, nhóm múa, nhóm nhảy, ca sĩ… (nếu có)
• Đảm bảo nhân sự cho chương trình
• Chuẩn bị kịch bản đường dây, kịch bản MC, kịch bản kỹ thuật đầy đủ

Phân chia nhân sự đón khách

Chia thành 3 nhóm nhân sự:

• Nhóm nhân sự chỉ dẫn khách đến bãi đổ xe
• Nhóm lễ tân đón khách từ cổng vào
• Nhóm lễ tân hướng dẫn khách vào chỗ ngồi

Tiến hành chạy chương trình

• Giám sát, điều phối chương trình
• Đảm bảo các khâu sự kiện diễn ra đúng tiến độ
• Đề phòng rủi ro, sự cố bất ngờ

Kết thúc buổi lễ

• Chụp ảnh kỷ niệm
• Trao quà lưu niệm
• Tiễn khách

Kịch bản dẫn chi tiết cho tiệc liên hoan tất niên

Để có một chương trình hoạt hảo, các hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch, bạn cần lên một timeline chương trình xuyên suốt. Đó chính là những hoạt động diễn ra trên sâu khấu.

Tìm đơn vị tổ chức liên hoan tất niên cuối năm uy tín, chuyên nghiệp, giá tốt ở đâu?

Trên đây là những kinh nghiệm tổ chức buổi tiệc tất niên một cách chi tiết và hiệu quả nhất. Nhưng trong trường hợp không có quá nhiều thời gian để lên kế hoạch tổ chức; và để buổi tiệc cuối năm này thật sự là ngày để mọi người nghỉ ngơi và vui chơi, nhân viên không ai phải lo lắng  về việc tổ chức tiệc tất niên cho công ty.  Bạn hãy liên hệ ngay

• Sự kiện Nhất Việt 
• Hotline/zalo 0973 769 039
• Mail: [email protected]
• Add : Phòng 305, tập thể nhà hát Tuồng, ngõ 169 Doãn Kế Thiện, Khu VHNT Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội

Với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực sự kiện; cùng đội ngũ tổ chức chuyên nghiệp, năng động và sáng tạo. Chúng tôi đã tổ chức thành công hàng trăm chương trình sự kiện lớn nhỏ tại Hà Nội. Chúng tôi cam kết sẽ làm mang đến một chương trình tiệc liên hoan tất niên cuối năm thật hoành tráng, ý nghĩa và ấm áp cho quý doanh nghiệp.

Tại sao chọn Nhất Việt meida tổ chức tiệc tất niên

• Chi phí tổ chức thấp, tiết kiệm chi phí cho khách hàng
• Đội ngũ nhân sự trẻ trung, năng động, tận tình
• Kịch bản, concept mới lạ, phù hợp với văn hóa công ty
• Trang thiết bị âm thanh ánh sáng hay, chất lượng.
• Thi công thiết kế sân khấu, backdrop đẹp, chuẩn
• Các tiết mục văn nghệ đặc sắc, đảm bảo chất lượng
• Bàn giao đúng tiến độ
• Cam kết chương trình hay, đặc sắc và ý nghĩa
• Tận tình, hết mình vì sự kiện của quý khách với tâm niệm ” Hãy tạo niềm vui cho khách, khách sẽ tạo niềm vui cho mọi người và niềm vui ấy mãi không hết”
• Quý khách chỉ việc thưởng thức và vui tiệc tất niên, mọi thứ đã có Nhất Việt media lo.

Rất hân hạnh được hợp tác và đồng hành cùng quý khách